Žymeklis
7 min skaitymoProcesaiĮrankiai

Kaip apskaitos įmonei sekti deklaracijas kelioms dešimtims klientų

Paštas, Excel ir priminimai kalendoriuje – kur šis procesas lūžta augant ir kokį vaizdą turi duoti sistema: kurios įmonės deklaracijos trūksta šiandien.

Apskaitos įmonei reikia ne kalendoriaus „25 d. – PVM“, o sąrašo, kurių klientų FR0600 ar GPM313 dar nėra. Bendras priminimas visai kontorai neparodo spragų. Jas parodo lentelė pagal įmonę ir formą.

Kol klientų dešimt, tai telpa galvoje ir Excel. Ties 30–50 įmonių paštas, lentelė ir kalendorius pradeda gyventi atskirai – ir kažkas visada „beveik pažymėta“.

Kaip procesas dažniausiai atrodo dabar

  1. VMI ir i.MAS laiškai krenta į vieną ar kelias dėžutes.
  2. Buhalteris perskaito, atidaro EDS, pateikia, tada (jei nespėjo kitas darbas) pažymi Excel.
  3. Priminimai gyvena kalendoriuje arba užrašų knygelėje – atskirai nuo būsenos.

Kodėl Excel čia nepakanka, plačiau – „Kodėl Excel deklaracijų suvestinė nebeužtenka“.

Kur tai lūžta

  • Neaišku, kurio kliento laiškas. Tema panaši, siuntėjas tas pats (VMI), įmonė – tik laiško tekste.
  • Pateikta, bet nepažymėta – lentelė atsilieka nuo tikrovės.
  • Pavadavimas. Kolega nemato, kas jau padaryta, ir tikrina EDS iš naujo.
  • Paklausimas tarp dešimčių patvirtinimų atrodo kaip dar vienas informacinis laiškas. Ką daryti su juo – atskirame straipsnyje.

Koks vaizdas turi būti pirmadienio rytą

  • Kurių įmonių GPM313 dar nėra, likus kelioms dienoms iki 15-os.
  • Kurių FR0600 ir i.SAF dar nėra prieš 20-ą ir 25-ą.
  • Kuriai įmonei VMI atmetė dokumentą arba parašė paklausimą.
  • Kuriam klientui baigiasi Registrų centro įgaliojimas.

Mėnesio datas rasite deklaravimo terminų kalendoriuje. Kalendorius neatsako, kuris klientas vėluoja – tam reikia būsenos pagal įmonę.

Kaip sutvarkyti procesą

  1. Kiekvienam klientui – atskiras pranešimų el. paštas (kaip nukreipti VMI paštą).
  2. Laiškas turi pats tapti eilute prie kliento: forma, laikotarpis, būsena. Be rankinio žymėjimo.
  3. Komanda žiūri tą pačią lentelę, ne asmeninius Excel failus.
  4. Naują darbuotoją mokote ne „kurias spalvas dažome“, o „čia matyti, kam trūksta dokumento“.

Žymeklis taip ir veikia: unikalus paštas įmonei, automatinis FR0600, GPM313, i.MAS ir įgaliojimų atpažinimas, viena lentelė visai kontorai. Matote, kurių klientų deklaracijos trūksta dabar – ne tik kad „kažkam artėja terminas“.

Straipsnis skirtas bendram susipažinimui ir nėra individuali mokestinė ar teisinė konsultacija. Konkrečiais atvejais remkitės aktualia VMI, „Sodros“ ir Registrų centro informacija.

Skaitykite toliau