Kodėl Excel deklaracijų suvestinė apskaitos įmonei nebeužtenka

Excel suvestinė tinka, kol klientų apie dešimt. Augant ji lūžta, nes būsena žymima ranka, atsiranda kelios kopijos ir nėra istorijos, kada kuri deklaracija iš tikrųjų pateikta. Ko ieškoti vietoj jos – automatinis atnaujinimas iš VMI laiškų ir vaizdas pagal kiekvieną klientą.

Beveik kiekvienoje apskaitos įmonėje deklaracijų kontrolė prasideda nuo Excel ar Google Sheets lentelės: klientai eilutėse, mėnesiai stulpeliuose, langeliuose – „pateikta / trūksta“. Kol klientų dešimt, to pakanka. Problemos prasideda augant.

Kur Excel suvestinė lūžta

• Rankinis atnaujinimas. Kažkas turi po kiekvieno pateikimo atsidaryti lentelę ir pažymėti langelį. Praleistas žingsnis – ir lentelė nebeatspindi tikrovės.
• Nėra vieno šaltinio tiesos. Kelios kopijos, „galutinė_v3“, skirtingi žmonės redaguoja tuo pačiu metu.
• Sunku deleguoti. Naujam darbuotojui reikia paaiškinti lentelės logiką, spalvų kodus ir „kur ką žymim“.
• Nėra istorijos. Sunku atsakyti į klausimą „ar tikrai pateikėme kliento FR0600 kovo mėnesį ir kada“.
• Priminimai gyvena atskirai. Terminų kalendorius – vienoje vietoje, būsena – kitoje, VMI laiškai – trečioje.

Ko verta ieškoti alternatyvoje

• Būsena atsinaujina automatiškai iš VMI ir i.MAS pranešimų, be rankinio žymėjimo.
• Kiekvienas klientas mato tik savo duomenis; jūsų komanda – visų klientų vaizdą viename sąraše.
• Aišku, kurio kliento deklaracijos trūksta dabar, o ne tik „kažkam artėja terminas“.
• Lieka įrašas: kada pranešimas gautas, kada pateikta.

Kaip tai daro Žymeklis

Žymeklis kiekvienai įmonei skiria unikalų el. pašto adresą VMI ir i.MAS pranešimams. Gauti laiškai automatiškai atpažįstami (FR0600, GPM313, i.SAF, Registrų centro įgaliojimai ir kt.), susiejami su klientu ir suvedami į tvarkingą, visada atnaujintą lentelę – be Excel ir be praleistų terminų. Terminų santrauką rasite deklaravimo terminų kalendoriuje.